OFFICE MANAGER è l'applicativo di SUITEMOSAICO che consente di organizzare e gestire un ufficio tecnico, in particolare consente di:

• creare l'organigramma/funzionigramma dell'ufficio individuando le specifiche mansioni e le relative responsabilità
• definire e controllare per ogni commessa le attività, le risorse e le figure coinvolte
• registrare i documenti relativi ai lavori
• rintracciare "chi ha fatto che cosa"
• visualizzare in forma grafica la programmazione e l'esecuzione delle attività
• gestire attività ed appuntamenti con agende specifiche per lavori o soggetti
• redigere le parcelle professionali
• riepilogare dati significativi per ogni commessa da pubblicare sul WEB
• estrarre dati utili per una rapida stesura del curriculum professionale

Per ogni incarico definisce, utilizzando le banche dati specifiche, le attività che le diverse figure coinvolte dovranno effettuare per completare la commessa programmando i tempi di esecuzione.
La formulazione delle attività della commessa può avvenire:

• attingendo procedure (sequenze di attività) codificate in una banca dati anche personalizzata dall'utente
• inserendo opportune descrizioni in un'apposita sezione che permette di creare gerarchie di attività principali e subordinate
• inserendo descrizioni direttamente nel cartiglio del grafico di Gantt creato per programmarle temporalmente.

Le procedure sono composte da una sequenza di attività relazionate ad istruzioni, documenti da produrre, liste di controllo e prestazioni da considerare per la redazione della parcella.

ESPORTAZIONE dei DOCUMENTI e PUBBLICAZIONE SU WEB
Ad ogni attività vengono associati gli archivi di riferimento (relazioni, disegni, computi, piani di sicurezza, ...) creati o meno con SUITEMOSAICO che serviranno per produrre gli elaborati in formato *.PDF automaticamente protocollati da consegnare, catalogare e pubblicare sul WEB.

ARCHIVIAZIONE e BACKUP
Tutti i file coinvolti nella stesura del lavoro possono essere raccolti con un solo comando in un’unica cartella di archiviazione scelta dall’utente.
Gli archivi possono essere gestititi con un sistema di revisione che consente di salvare e ripristinare copie di backup.

COSTI e TEMPI
Per ogni attività inoltre possono essere indicati i costi del personale, dei consulenti, delle attrezzature utilizzando prezzari personalizzati dall’utente.
Un’agenda ed uno scadenziario permettono di tenere costantemente monitorato l'avanzamento di procedure, lavori o pratiche.
Una sezione riepiloga gli importi di SAL e pagamenti di tutti i lavori contenuti nel database e li mette in relazione ad i costi sostenuti per ogni commessa riepilogando eventualmente anche i costi dei materiali gestiti con COSTI CANTIERE.
Diagrammi di Gantt visualizzano graficamente i tempi previsti e di esecuzione delle attività.
Per ogni lavoro viene prodotta una scheda che riepiloga i dati significativi della commessa (date, responsabili, importi, scadenze, avanzamento lavori,...) I lavori possono essere raggruppati per tipologie (edifici, strade, fognature, …), committenti, responsabili.

CURRICULUM dello STUDIO
È possibile ordinare i lavori cronologicamente e visualizzarli in base agli importi relativi alle prestazioni previste dal DM 4/4/01 considerando le categorie della L.143/49 al fine di produrre quadri sinottici da allegare al curriculum richiesto nei concorsi di progettazione.

CONTROLLO del FLUSSO delle ATTIVITÀ
L'utente, per ciascuna commessa, si riferisce alle attività che gli sono state assegnate; preavvisato e nei tempi prestabiliti, seguendo le istruzioni, produce i documenti richiesti. Liste di controllo permettono di validare sia il processo sia i documenti prodotti.