PDF/A archiviazione nel lungo periodo

Il formato PDF/A

PDF/A archiviazione nel lungo periodo

Salvare i documenti nel formato PDF/A

La conservazione a lungo termine di documenti digitali, imposta per legge o prodotti da attività che si protraggono per periodi di tempo molto lunghi quali le attività di manutenzione, genera una serie di problemi che impongono l’adozione di procedure, supporti magnetici e soprattutto software che producano file in formato PDF/A.
Il formato PDF/A, riconosciuto dalla ISO (importante organizzazione a livello mondiale per la definizione di norme tecniche), presenta le caratteristiche dei file PDF, è accettato come file in formato aperto, leggibile da molte applicazioni e permette la gestione dematerializzata della documentazione producendo file in formato elettronico che presentano, tra le varie caratteristiche peculiari, quelle di essere:
• visualizzabili in qualsiasi momento senza vincoli;
• non modificabili;
assicurando che i documenti siano riprodotti allo stesso modo negli anni e dai software a venire.

Cos’è un PDF/A

fonte Wikipedia
PDF/A è un sottoinsieme di PDF, ripulito delle funzioni non pensate per l’archiviazione di lungo periodo. È simile nella definizione a PDF/X subset concepito per la stampa e la grafica di qualità. Inoltre lo standard definisce i requisiti cui devono rispondere i software di lettura dei file in questo formato.

Un “lettore conforme” deve rispettare alcune regole riguardanti ad esempio, la gestione dei colori, utilizzo del rendering dei caratteri e la gestione delle annotazioni contenute disponibili all’utente.

Lo standard non definisce un metodo di archiviazione o un obiettivo d’archiviazione, identifica un “profilo” per i documenti elettronici che assicura che i documenti possono essere riprodotti esattamente allo stesso modo e negli anni a venire.
Un elemento chiave di questa riproducibilità è il requisito per PDF / A che i documenti siano completamente “auto-contenuti”.
Tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento sono incorporate nel documento stesso.
Queste comprendono tutti i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni.
Un documento PDF/A non è autorizzato ad essere basato su informazioni provenienti da fonti esterne (ad esempio il carattere del programma e collegamenti ipertestuali).

Altri elementi di compatibilità includono:

  • Contenuti audio e video sono vietati.
  • Javascript ed esecuzioni di file eseguibili sono vietate.
  • Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poter essere incorporati senza limiti. Questo vale anche per il cosiddetto standard PostScript come i caratteri Times o Helvetica.
  • Lo spazio dei colori è specificato in un modo indipendente dal dispositivo.
  • La crittografia è soppressa.
  • L’utilizzo di meta-dati standard è obbligatorio.

Lo standard specifica due livelli di conformità per i file PDF:

  • PDF/A-1a – Livello A rispetto alla parte 1
  • PDF/A-1b – Livello B rispetto alla parte 1
    PDF/A-1b ha l’obiettivo di garantire la riproduzione affidabile dell’aspetto visivo del documento.
    PDF/A-1a comprende tutti i requisiti di PDF/A-1b e, in aggiunta, è necessario che sia inclusa la struttura del documento (conosciuto anche come “tagged”), con l’obiettivo di garantire che il contenuto del documento possa essere cercato e presentato.

 

Perché utilizzare il formato PDF/A

Il PDF/A è un formato autorizzato in Italia (fin dal dicembre 2008) per tutti gli atti per i quali sussiste l’obbligo di conservazione o deposito (specificato nell’allegato del 2013 della Gazzetta Ufficiale sull’archiviazione dei supporti informatici).
DIGI CORP ha introdotto nel software MOSAICO la funzione che permette di ottenere qualsiasi elaborato di progetto o di direzione lavori e collaudo nei formati PDF/A1 (l’unico ad oggi approvato dal citato Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri) oppure nei più avanzati PDF/A2 e PDF/A3.
MOSAICO archivia, nel proprio sistema organizzato a commesse, gli elaborati prodotti durante l’iter di progettazione e direzione lavori:

  • capitolati d’appalto;
  • contratti;
  • computi;
  • piani di sicurezza e di manutenzione
  • fascicoli dell’opera;
  • grafici;
  • verbali e documenti vari

potranno essere consultati e trasferiti ad altri sistemi di pubblicazione e gestione documentale.